6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 7 Nisan 2016’da resmi gazetede yayımlanması ile birlikte hayatımıza giren KVKK süreç yönetimi kavramıyla birlikte, özellikle çok kanallı organizasyonlarda süreçlerin entegre platformlar üzerinden veri sorumluları / veri işleyicileri tarafından yönetilmesi ciddi bir sorumluluk haline geldi.

KVKK VERİ ENVANTERİ NEDİR ?

KVKK veri işleme envanteri firmaların, kamu kurum ve kuruluşlarının, yabancı kurumların veya gerçek kişilerin KVKK uyarınca hazırlamakla yükümlü oldukları bir envanterdir.

KVK VERİ ENVANTERİNİN AMACI NEDİR?

Kişisel verilerin işlenmesi birçok risk ve ihlal ihtimalini beraberinde getirir. Dolayısıyla KVKK, veri işleme envanteri hazırlama yükümlülüğü getirerek kişilik haklarının ihlal edilmesine engel olmayı hedeflemektedir. Basitçe açıklamak gerekirse hangi kişisel verilerin hangi amaçla toplandığını, nerelerde, kimlerle ve ne şekilde paylaşıldığının prosedürlere uygun hale getirilmesi gerekmektedir.

NEDEN VERI ENVANTERI HAZIRLAMALISINIZ?

Envanter hazırlama zorunluluğu; veri sorumlularının faaliyetleri ile ilgili iş süreçlerinde Kanuna uyumluluk için alt yapı hazırlanması, diğer bir deyişle Kanuna aykırı bir kişisel veri işlemenin söz konusu olup olmadığının kolayca tespitinin sağlanmasıdır. Bu envanter sayesinde, kişisel veri işleme faaliyetlerinin Kanuna uyumu ile ilgili veri sorumlusu da kendini denetleme olanağına kavuşmaktadır.

VERBIS VE ENVANTER FARKI NEDİR?

VERBIS ve Envanter arasında 3 temel farklılık vardır

• VERBIS’e girilen bilgiler kamuya açık olarak sistem üzerinden sergilenmektedir. Envanter ise şirketlerin kendi bünyesinde kalan ve gerekli durumlarda ilgililere sunmak için saklanır.
• VERBİS için bir sistem hazırlanmış ve ilgili ekranlardan giriş yapılması zorunlu tutulmuşken Envanterin şekli açısından herhangi bir yönlendirme yapılmamıştır.
• VERBİS’te sadece başlıklar halinde kategorik şekilde bilgi girişi yapılırken, Envanterde bu verilerin, alt kategorileri ile birlikte detaylı şekilde yer alması gerekmektedir. Dolayısıyla VERBİS aslında Envanterde bulunan bilgilerin özetidir.

KVKK ÇÖZÜMÜ VERİ ENVANTERİ YÖNETİMİ NEDİR?

KVKK süreçlerinizi kolayca yönetmenizi sağlayacak Veri Envanteri Yönetimi Platformu sayesinde organizasyonunuzun varlıklarını platform üzerinde Organizasyon, Departman, Faaliyet ve Veri Kaynağı şeklinde sınıflandırarak süreçlerinizi kategorize edebilirsiniz. Her bir varlık / veri kaynağı kendi içerisinde atanmış form verileri, özgeçmiş, sağlık raporu ve kimlik fotokopisi gibi kişisel verilerinin kullanım izinlerini yönetmenize ve aydınlatma bilgi yönetimine olanak tanır.

Bu verilerin kullanılmasını ve işlenmesini pratik hale getirmek adına her bir veri konusu kişiye bir sorumlu atanmaktadır. Sorumlunun görevi veriyi hukuki sebeplere uygun olarak belirli bir işleme amacına göre sınıflandırmak ve gerekli izinlerin alındığına emin olmaktır.

Platform üzerinde ayrıca organizasyonun KVKK süreç yönetimine uyumluluğunu takip etmeye yarayan Soru ve Görev modülleri bulunmaktadır. Bu modüller sayesinde organizasyonun KVKK dönüşümünde herhangi bir hataya yer verilmemesi hedeflenmektedir. Platform sahip olduğu gelişmiş yapısıyla ayrıca duyurulara, hukuki dokümanların yönetimine, başvurulara, dosyalara, raporlara ve kişisel kütüphaneye ev sahipliği yapmaktadır.

Organizasyonunuzun yönetmeye ihtiyaç duyduğu KVKK süreçlerinin tamamının dijital olarak yönetilmesini sağlayan, BT sistemleriniz ile kolayca entegre edilebilen platformlarımız ile hem yasal süreçlerinizi tamamlayabilir hem de müşterileriniz için kullanıcı dostu bir deneyim sağlayabilirsiniz.

Veri Envanteri Yönetimi Platformu

KVKK süreçlerinizi kolayca yönetmenizi sağlayacak Veri Envanteri Yönetimi Platformu sayesinde organizasyonunuzun varlıklarını platform üzerinde Organizasyon, Departman, Faaliyet ve Veri Kaynağı şeklinde sınıflandırarak süreçlerinizi kategorize edebilirsiniz.

Daha fazla bilgi almak için tıklayınız.