E-posta kölesi olmayın!

Bir işi yapmak için en etkili yol, e-posta iletişimi olsa bile bu durum kontrol edilebilir oranların da ötesine yayılan bir virüs halini aldı. Artık bu durum, kontrolden çıktı. Herkesin bir e-posta hesabı var, fakat e-posta iletişimiyle çalışanlara ulaşmak, hem en büyük güç hem de en büyük zayıflık olabilir. Bugün dünyada, e-posta iletişimi ile çalışanların hayatını etkileyen beş faktör var:

E-posta sıklığı

Her gün dışarı gönderilen ve alınan yaklaşık 90 milyar iş e-postası var. Ayrıca çalışanların %39’u çalışma saatleri dışında düzenli olarak e-posta göndermek ve almak adına e-postalarını kontrol ediyor. Bu da demek oluyor ki; çalışanlara ödenen ücretlerin yarısı, çalışanların e-posta gönderimine gidiyor. Ortada oldukça korkunç bir istatistik yer alıyor.

E-posta kontrol etmek, çoğu zaman çalışanların sabah uyandıklarında ve gece yatmadan kontrol ettikleri durumlardan biri. Çalışanların ortalama sekiz saatlik iş günü içerisinde 288 kere e-posta yanıtladığı ortada. Bu e-postalar, saat başı kontrol ediliyor. Daha da kötüsü, bu e-postaların okunduktan sonra çalışanların görevlerine odaklanması yaklaşık 16 dakika sürüyor. Çalışanların her gün çok sayıda e-posta alıyor (ve bu sadece iş e-postası) olması, daha uzun saatler çalışmak zorunda kalındığını gösteriyor. Harcanan zaman iş zamanının yarısını aldığından, çalışmaya harcanan zamanında yarısı e-posta yanıtlayarak geçiyor. Yani  e-posta fazlalığı, çalışanları verimsiz kılıyor.

Yönlendirilen konuşmalar

Uzun e-posta görüşmelerini yönlendirme, şirketlerde varsayılan iletişim ortamı olduğu için diğer ekip üyelerinin bu döngü içinde yer alması bir norm haline geldi. Bir çalışan uzun bir konuşmayı iletirken genelde “… aşağıda yer alıyor” gibi bir cümle kalıbı kullanır. İleti yönlendirilen çalışan ise şimdi; uzun, biçimlendirilmemiş ve dağınık e-postayı ayıklamak durumda. Bu durum elbette etkili, ancak oldukça zaman alıcı. “İhtiyacınız olan tüm bilgileri iletiyorum” tarzı bir e-posta da, oldukça basittir. Ancak e-postayı atan çalışan bu tarzda bir mesaj göndererek kapalı bir sorumluluk alır. Ayrıca çalışanlarında iş verimini düşürür.

Hızlı tepki beklentisi

E-posta ilk çıktığında asenkron iletişim amacıyla kullanılmıştır. Bir e-posta gönderiyorsanız,  bir veya iki gün içinde geri dönüş alınması olasıdır. Günümüzde, eğer birkaç saat içinde kişinin e-postaya yanıtı yoksa, karşı taraf hakkında endişelenmeye başlamak bile akla geliyor. Çoğu çalışan aslında e-postalarının kölesi durumunda. Hatta çalışanlar, mobil cihazlar sayesinde e-postalara anında yanıt vermek durumunda kalıyor. Şirketlerin çalışanları, hemen e-postalara yanıt beklendiği bir çalışma sonucu; çoğu çalışana göre hafta sonları da bu durumun yaşanması beklentiler dahilinde. Good Technology tarafından yapılan bir çalışmaya göre, çalışanların %38’i rutin olarak, yemek masasında iş ile ilgili e-postalarını kontrol ediyor. %50’si yatakta iken, hatta %69’u e-postalarını kontrol etmeden yatağa gitmeyeceğini belirtiyor. Çalışanların her zaman e-postalara yanıt ve kontrol gerektiği beklentisi, onları yine verimsiz kılıyor.

worker

Her şey için e-posta

Biriyle bir belgeyi paylaşmak ister misiniz? E-posta. Çalışanları bir etkinliğe davet etmek ister misiniz? Cevap e-posta. Bir soru mu sorulması gerekir? Cevap yine e-posta. Bir konu için, tek kelimelik bir yanıt göndermenize gerek mi var? Haliyle e-posta… Ekip için toplantı notları göndermek ister misiniz? Tabii ki sadece e-posta yazarak bu soruları yanıtlamak mümkün.

E-postanın her şeyi için kullanılanılması artık kontrol dışı bir hal aldı. İdeal olarak gün içinde yalnızca üç e-posta, iş için esastır. Şirketlerin her şey ama her şey için e-posta kullanma gerçeği çalışanları tabii ki verimsiz kılar.

Şirket terapisti gibi e-posta

Bir e-posta bulabilmek için, gönderen kişinin e-postalarının yer aldığı klasörler oluşturmak, neredeyse her çalışan tarafından yapılan bir durum. Çoğu kez çalışanların sadece e-posta bulmak için, gönderilen dağınık ve ayrıntılı e-postaları okuması gerekir. Ve gönderilen e-posta içeriklerinin ayrıntılı ve kompozisyon gibi uzun olması, aranılan cevabı bulmayı zorlaştırır.

Acı gerçek şu ki; e-posta iletişimi, işbirliği için en çok tercih edilen araç. Oysaki daha iyi teknolojiler ve stratejiler var. İşbirliğini sağlamak, şirket içi bağlılığı geliştirmek ve e-posta kirliliğini azaltmak adına Social Business çözümleri, çalışanların verimsiz çalışma şartlarını ortadan kaldırıyor. E-posta trafiğini azaltıyor, daha mutlu çalışanlar ve çalışma alanları yaratıyor.

Kaynak: CloudAve

Bu İçeriklerde Hoşunuza Gidebilir

En Fazla Takip Edilen Instagram Hashtagleri

Video Pazarlama İçin 5 İpucu

7 Ücretsiz Instagram Analiz Uygulaması (2019)

Tasarım Odaklı Düşünce ile Başarıyı Keşfedin

1 Geri Bildirim “E-posta kölesi olmayın!”

  1. Yazının haklılık payı olan yerleri olmakla beraber, ana temasına katılmıyorum. Neticede sahadaki insanlar zamanlarının büyük bir kısmını iletişime ayıracaklar ve bunun için e-postada dahil birden fazla yol kullanacaklar. Önemli olan hangi yolun, hangi şekli ile en fazla faydayı sağladığıdır. İş hayatında gerçek başarının; elin, ele değmesiyle sağlanabileceğine inanan bir insan olarak, mail kültürümüzün hala yeterli noktaya ulaşmadığı kanaatindeyim. E-Posta sade bir şekilde netice odaklı kullanıldığında zamanımızdan çalmak bir tarafa zamanımıza zaman ekleyecektir. Bir ingiliz atasözü meseleyi çok güzel özetliyor aslında; “En güçlü hafıza, en zayıf mürekkepten daha solgundur.”

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir